Gambar 1 dari 9
Ketika menyangkut dokumen sehari-hari, jarang sekali perlu menjelajah di luar tab Word's Home. Tetapi tersembunyi di antara muka, terdapat banyak alat tambahan yang menunggu untuk ditemui. Ciri-ciri ini sebenarnya bukan "rahsia", tetapi banyak pengguna tidak pernah mencarinya - dan mereka dapat menjimatkan banyak masa dan usaha anda.
Di bawah ini kami mengemukakan 20 ciri teratas kami yang mudah diabaikan di Word. Sebilangan besar dari mereka telah berada di Word selama satu dekad atau lebih dan boleh didapati di menu Word XP dan Word 2003, tetapi kami akan memfokuskan pada pita antara muka dari Word 2007 ke atas, yang, bagaimanapun, diciptakan untuk membantu pengguna menemui ciri perisian yang lebih esoterik.
1. Pilih Pemformatan Serupa
Dalam dunia yang ideal, setiap elemen dalam dokumen anda akan mempunyai gaya yang sesuai dengannya. Tetapi jika anda bergantung pada pemformatan tempatan, masih mudah membuat perubahan global. Bahagian Penyuntingan, di paling kanan tab Laman Utama, merangkumi pilihan yang berguna untuk "Pilih semua teks dengan format yang serupa". Ini membolehkan anda menonjolkan semua tajuk, kapsyen, dan sebagainya dengan mudah sekaligus mengubah penampilan mereka dalam satu pertukaran - atau menerapkan gaya untuk pengurusan yang lebih mudah di masa hadapan.
2. Panel Papan Keratan
Panel papan keratan menawarkan cara mudah untuk menyimpan lebih daripada satu elemen pada papan keratan anda sekaligus. Klik ikon pop-out kecil di bahagian Clipboard pada tab Home untuk membukanya. Sehingga 24 operasi memotong dan menyalin baru diingat, dan anda boleh mengklik salah satu daripadanya untuk menampalnya di tempat penyisipan. Lungsur turun Pilihan di bahagian bawah membolehkan anda mengawal bila panel Papan Klip muncul; satu pilihan adalah membuatnya muncul ketika anda menekan Ctrl + C dua kali.
3. Terjemahkan
Ulasan Word | Fungsi Terjemahan menghantar teks dokumen anda ke laman web Penterjemah Microsoft dan memaparkan terjemahan di tetingkap penyemak imbas. Di Word 2010 dan 2013, anda juga boleh mengaktifkan Ulasan | Terjemahkan | Penterjemah Mini, yang memberikan petua alat hantu ketika anda mengarahkan kursor ke petikan teks yang dipilih; gerakkan penunjuk anda ke atasnya untuk melihat terjemahan timbul dalam bahasa pilihan anda. Terdapat berpuluh-puluh bahasa untuk dipilih: jelajahinya dengan memilih Pilih Bahasa Terjemahan dari menu lungsur Terjemahkan.
4. Kerning
Perisian penerbitan desktop profesional menyokong kerning - penyesuaian jarak antara watak secara selektif untuk menjadikan teks lebih menyenangkan secara estetik. Word tidak melakukan ini secara lalai, tetapi dapat dihidupkan dengan mengklik ikon pop-out di bahagian Font pada tab Home dan mencentang kotak berlabel "Mengenal fon"; masukkan ukuran titik minimum di kotak di sebelah kanan. Namun, jika anda menggunakan kerning pada font kecil, huruf-huruf tersebut dapat berjalan bersama-sama, yang dapat mengurangi pembacaan.
Untuk akses yang lebih mudah, gunakan pintasan papan kekunci CTRL + D, atau CMD + D pada Mac. Jalan pintas ini akan membawa anda terus ke skrin Font tanpa mengira versi yang anda gunakan. Mereka yang menjalankan Word 2007 atau lebih awal perlu memeriksa pilihan Jarak Karakter. Sekiranya anda menjalankan versi yang lebih baru, pilih tab ‘Lanjutan’ di bahagian atas jendela pop timbul seperti yang ditunjukkan di atas.
5. Masukkan Carta
Sekiranya anda ingin memasukkan carta Excel dalam dokumen anda, anda tidak perlu meninggalkan Word. Memilih Masukkan | Carta di Word akan membuka paparan Excel mini, di mana anda boleh mengedit atau mengimport data anda. Cukup tutup tetingkap Excel setelah selesai - tetingkap Excel akan ditunjukkan dalam bentuk carta dalam Word. Di bahagian atas tetingkap Word, tab Alat Carta memberi anda kawalan penuh terhadap reka bentuk dan penampilan carta anda, jadi tidak perlu melancarkan Excel secara manual.
6. SmartArt
SmartArt membantu anda menggambarkan proses dan hubungan melalui hampir 200 susun atur yang telah dirancang untuk organisasi piramid, kitaran, hierarki, matriks, dan banyak lagi. Untuk menggunakannya di Word, cukup klik Masukkan | SmartArt dan pilih templat. Kemudian taipkan label anda ke panel terapung yang muncul dan seret pemegang untuk mengubah saiz SmartArt. Sekiranya anda menginginkannya melayang di atas dokumen anda, anda boleh mencapainya dengan mudah dengan membuat kotak teks (melalui Sisipkan | Kotak Teks) dan meletakkan SmartArt anda di dalamnya.
7. Masukkan Tangkapan Skrin
Sekiranya anda menulis tutorial - atau anda hanya mahukan cara mudah untuk memasukkan gambar dari program lain dalam dokumen anda - anda boleh merebut kawasan desktop Windows dengan memilih Insert | Tangkapan Skrin; menu lungsur membolehkan anda mengimport secara langsung sebarang tetingkap terbuka sebagai gambar. Sebagai alternatif, anda boleh memilih pilihan Kliping Skrin untuk menyeret segi empat tepat dengan tetikus dan menangkap kawasan skrin yang disesuaikan.
8. Masukkan Bahagian Pantas
Perniagaan selalunya perlu membuat surat dan dokumen yang mengandungi elemen atau perenggan standard, seperti alamat. Ciri AutoTeks Word dapat membantu. Pilih petikan teks, kemudian pilih Masukkan | Bahagian Pantas | Teks Auto | Simpan Pilihan Ke Galeri Teks Auto. Anda kini boleh memasukkan semula teks itu ke dalam dokumen apa pun dengan memilihnya dari Sisipkan | Bahagian Pantas | Menu AutoTeks. Anda juga boleh menyiapkan Bahagian Pantas untuk elemen seperti nama syarikat dan alamat e-mel anda, dan dalam Penganjur Blok Bangunan anda juga dapat mengatur templat dan objek akses cepat.
Perlu diingat bahawa pilihan ini tidak tersedia untuk pengguna Mac semasa menulis.
9. Kata hubung
Membiarkan perkataan yang ganjil menumpahkan pada dua baris dapat meningkatkan penampilan dokumen anda. Ini dapat menjaga margin kanan Anda menjadi terlalu compang-camping atau, dalam teks yang dibenarkan sepenuhnya, ia dapat mencegah "pulau" ruang putih besar muncul di antara setiap kata. Word secara automatik dapat kata hubung mengikut keperluan, tetapi fitur ini dimatikan secara lalai: untuk mengaktifkannya, pergi ke tab Tata Letak Halaman dan pilih Sambungan | Automatik.
10. Nombor garis
Sekiranya anda merujuk kepada kod, dokumen undang-undang, atau puisi, anda mungkin ingin memberi nombor anda untuk mendapatkan rujukan yang mudah. Alat senarai bernombor Word menggunakan tetapan lekukan yang mungkin tidak sesuai dengan yang anda inginkan: pilih Tata Letak Halaman | Nombor Baris dan Word akan menggunakan penomboran yang kemas di margin dokumen. Secara lalai, penomboran baris diterapkan ke seluruh dokumen, tetapi anda boleh membuatnya melangkau teks yang dipilih dengan memilih Nombor Baris | "Tekan untuk perenggan semasa".
11. Tandatangan Digital
Tidak selalu jelas sama ada dokumen digital adalah asli. Untuk menandatangani dokumen dengan kunci penyulitan peribadi, pergi ke tab Fail (atau bola di Word 2007), pilih Lindungi Dokumen, dan pilih "Tambahkan tandatangan digital"; anda akan diminta untuk menyimpan dokumen tersebut sebelum tandatangan anda ditambahkan. Tandatangan akan dibatalkan secara automatik sekiranya dokumen tersebut diubah, jadi kehadirannya adalah jaminan keaslian. Sekiranya anda ingin menjemput orang lain untuk menandatangani dokumen, pergi ke tab Sisipkan dan, di bahagian Teks, pilih Garis Tandatangan.
12. Tanda Air
Semasa anda mengedarkan draf dokumen atau berkongsi sesuatu yang peribadi dengan rakan sekerja, ada baiknya anda dapat menandai halaman sehingga anda dapat melihat sekilas jenis dokumen itu. Lungsur turun Tanda Air, di bawah tab Tata Letak Halaman, membolehkan anda menambahkan tanda air kelabu besar yang mengatakan "DRAF", "SULIT" atau "URGENT" dalam dua klik. Pilih Tanda Air Tersuai untuk meletakkan teks atau gambar anda sendiri.
Pengguna Mac perlu menggunakan tab 'Sisipkan' di bahagian atas skrin komputer mereka untuk mengakses pilihan Tanda Air.
13. Petikan
Untuk karya akademik, Word juga dapat membantu anda menguruskan petikan anda. Pada tab Rujukan, anda akan menemui butang untuk Menguruskan Sumber; di sini, anda boleh memasukkan butiran setiap karya yang anda rujuk, kemudian masukkan rujukan kepada mereka dengan mengklik dropdown Insert Citation. Anda boleh memilih format petikan dari 14 gaya yang dikenali, termasuk standard APA dan MLA, dan pada akhirnya, anda dapat menghasilkan bibliografi dengan satu klik.
14. Makro
Antara muka skrip Office adalah canggih, paling tidak, tetapi jika anda ingin mengautomasikan tugas yang mudah dan berulang, tidak perlu menaip baris kod. Pada tab Lihat, klik menu lungsur Makro dan pilih Rekod Makro. Dalam dialog yang terbuka, pilih butang atau pintasan papan kekunci (ingat untuk mengklik Tetapkan untuk mengesahkan pilihan anda); kemudian laksanakan tugas yang anda mahu automatikkan. Setelah selesai, kembali ke menu dropdown dan pilih Berhenti Merakam. Sekarang menekan butang atau kombinasi kunci yang anda pilih pada bila-bila masa akan mengulangi operasi yang anda rakam.
15. Pandangan Garis Besar
Sekiranya anda menggunakan Word untuk projek besar, seperti disertasi perguruan tinggi atau novel, ada baiknya membahagikan dokumen menjadi bahagian dan bahagian. Pergi ke Lihat | Gariskan untuk mengakses paparan hierarki yang membolehkan anda menandai tajuk dan meruntuhkan teks badan di bawahnya; ini memberi anda gambaran keseluruhan yang jelas mengenai dokumen anda, yang dapat disusun semula dengan mudah dengan menggerakkan bahagian. Anda juga dapat mengumpulkan beberapa dokumen ke dalam satu projek induk: klik Tunjukkan Dokumen di bahagian Dokumen Induk pada tab Garis Besar untuk mengimport atau membuat subdokumen.
16. Warna Halaman
Sekiranya anda mahu dokumen anda menonjol, anda boleh menggunakan Layout Halaman | Lungsur turun Warna Halaman untuk menerapkan pencucian latar; pilih Fill Effects dan anda boleh menambah corak dan tekstur. Isi dan corak digunakan secara automatik ke semua halaman dokumen anda. Selain itu, walaupun anda dapat melihatnya di layar, mereka tidak dicetak, jadi mereka tidak akan mengganggu pembacaan salinan cetak anda.
Sebilangan pengguna mungkin memilih pilihan Warna Halaman di bawah tab 'Reka Bentuk' bergantung pada versi Microsoft Word dan sistem yang anda gunakan.
17. Masukkan Indeks
Ciri berguna ketiga untuk karya yang lebih lama adalah kemampuan untuk menghasilkan indeks secara automatik. Untuk menggunakan ciri ini, anda mesti menandakan rujukan anda dalam teks terlebih dahulu dengan memilih kata atau frasa yang berkaitan, kemudian mengklik Rujukan | Masukkan Indeks. Apabila anda menandai semua kata kunci anda, klik Masukkan Indeks untuk membuat indeks. Ini akan mengandungi rujukan pada contoh yang telah anda tandai, dan pautan yang diperbaharui sendiri ke nombor halaman di mana ia muncul.
18. Gabungkan dan Bandingkan Dokumen
Word dapat membandingkan atau menggabungkan dua dokumen secara automatik: anda akan menemui alat di bawah Ulasan | Bandingkan. Sekiranya anda lebih suka melakukan pekerjaan itu sendiri, klik Lihat | Pandangan Bersebelahan; ini secara automatik akan meletakkan dokumen anda di sebelah satu sama lain pada faktor zoom yang sama, sehingga anda dapat melihat antara satu sama lain dengan mudah. Sekiranya anda mengklik butang Scrolling Synchronous, mereka akan menatal ke atas dan ke bawah dalam langkah kunci semasa anda menggerakkan kursor atau menyeret bar tatal.
19. Pemeriksa Dokumen
Pegawai akhbar dan penjawat awam telah mendarat di air panas pada masa lalu kerana menyebarkan dokumen dengan maklumat sensitif yang disertakan dalam metadata mereka, atau yang dapat dipulihkan melalui pilihan Word's Track Changes. Jangan membuat kesilapan yang sama: di bahagian Maklumat di bawah tab Fail (atau Orb di Office 2007), anda akan menemui pilihan di bawah menu dropdown "Bersedia untuk berkongsi" yang membolehkan anda memeriksa maklumat tersembunyi (dan mengesahkan keserasian dengan edisi Word yang lain).
20. Sesuaikan pita
Antara muka pita direka agar lebih stabil daripada antara muka Office 2003 yang sangat disesuaikan. Walau bagaimanapun, jika anda memilih Fail | Pilihan | Sesuaikan Ribbon, anda boleh menambahkan fungsi baru padanya dan mengeluarkan fungsi yang tidak anda mahu lihat. Anda boleh menambahkan ciri yang sama sekali tidak terdedah sama sekali - ada pilihan bermanfaat "Perintah tidak di pita" - dan bahkan membuat tab anda sendiri. Sekiranya terlalu rumit, anda boleh menyesuaikan bar alat Akses Pantas yang muncul di bahagian atas layar dengan menggunakan anak panah dropdown kecil di hujung kanannya.
