Mungkin salah satu ciri terbaik yang ditawarkan Smartsheet ialah membuat laporan projek. Membolehkan pengurus projek bekerja dengan data dari helaian yang berbeza dalam satu paparan boleh menjadi penjimat masa nyata. Namun, proses ini mungkin kelihatan mencabar bagi mereka yang tidak pernah membuat laporan atau baru mula menggunakan Smartsheet. Sekiranya anda tergolong dalam salah satu daripada dua kategori, anda sudah sampai di tempat yang betul.
Dalam panduan langkah demi langkah ini, kami akan memberitahu anda semua yang perlu anda ketahui tentang membuat laporan di Smartsheet. Anda akan berjalan dengan mengetahui jenis laporan yang berbeza dan cara mengkonfigurasinya masing-masing.
Bagaimana Membuat Laporan di Smartsheet di PC?
Setiap pengurus projek yang berjaya perlu tahu bagaimana melakukan pelbagai tugas dengan cekap. Mengikuti tugas yang berterusan, penjualan mingguan, atau projek lain boleh menjadi menakutkan tanpa laporan tepat pada setiap aktiviti ini. Laporan sangat berguna untuk menjawab persoalan perniagaan teras dan mengurus serta mengawasi aliran kerja.
Anda boleh mengedit, meringkas, atau menyusun semua data dalam laporan. Setelah berjaya membuatnya, anda boleh menghantar, berkongsi, atau menerbitkannya dengan rakan sekerja atau pihak berkepentingan anda.
Anda boleh membuat dua jenis laporan asas dalam aplikasi penyemak imbas desktop Smartsheet: Laporan Ringkasan Baris dan Lembaran.
Laporan Row segera mengumpulkan data baris dari helaian yang berbeza. Terima kasih kepada laporan ini, anda dapat memperoleh gambaran keseluruhan semua tugas yang tidak lengkap, pembayaran yang belum selesai, atau maklumat lain yang disusun dalam baris.
Laporan Ringkasan Lembaran memaparkan maklumat bidang ringkasan di pelbagai helaian. Ini adalah alat yang sangat baik untuk mendapatkan gambaran keseluruhan terperinci mengenai pelbagai projek.
Anda boleh membina Laporan Baris dan Ringkasan di Pembangun Laporan di dalam aplikasi penyemak imbas desktop Smartsheet. Proses ini memerlukan beberapa langkah, tetapi mereka akan menjadi kek bagi mereka yang mengikuti arahan di bawah dengan teliti:
Laporan Baris
Langkah 1: Membuat Laporan Baris
- Log masuk ke akaun penyemak imbas Smartsheet anda di desktop anda.
- Navigasi ke tanda Menu di sudut kiri atas tetingkap.
- Klik pada tanda tambah untuk memasuki Pusat Penyelesaian.
- Klik "Buat" di bar sisi kiri.
- Pilih "Laporkan" dari pilihan yang dipaparkan.
- Tetingkap segera akan menunjukkan meminta anda menamakan laporan dan memilih jenis laporan.
- Pilih "Laporan baris" dan klik "OK."
Anda sekarang perlu mengkonfigurasi laporan anda agar dapat menggunakannya.
Langkah 2: Mengkonfigurasi Laporan Baris
Gunakan tab di bar alat atas untuk mengkonfigurasi laporan Baris. Anda boleh mengkonfigurasi yang berikut: Lembaran Sumber, Lajur untuk Paparan, Kriteria Penapis, Kumpulan, Ringkaskan, Susun. Sebagai contoh, di tab Kriteria Penapis, anda boleh memilih syarat yang akan ditunjukkan dalam laporan anda. Anda boleh menapis mengikut komen, jabatan, keterangan, yang diberikan, dan banyak lagi.
Langkah 3: Menyusun Hasil Laporan Baris
Bahagian penting dalam membuat laporan berturut-turut adalah menyusun hasil mengikut bidang:
- Klik pada bahagian "Urutkan" di menu bar alat.
- Pilih medan untuk menyusun laporan.
- Pilih "Urutkan Menurun" atau "Urutkan Menaik" bagaimana anda mahu menyusun hasilnya.
Sekiranya anda ingin menambahkan lebih banyak kriteria pengurutan, klik pada pilihan "Urutkan mengikut lajur lain". Anda boleh menyusun hasil laporan dengan tidak lebih daripada tiga medan.
Bagaimana Membuat Laporan di Aplikasi Smartsheet iPhone?
Aplikasi Smartsheet iPhone membolehkan anda mengakses dan mengedit maklumat di semua helaian dan laporan yang tersedia. Ini boleh menjadi penyelamat sebenar semasa anda keluar tanpa komputer, dan anda mendapat tugas konfigurasi data yang tidak perlu yang perlu segera dilakukan.
Walau bagaimanapun, aplikasi mudah alih Smartsheet tidak membenarkan pengguna membuat laporan baru. Seperti yang disyorkan di laman web mereka, sebaiknya gunakan aplikasi dengan menyiapkan laporan atau helaian sebelumnya. Anda harus menggunakan versi desktop untuk menyiapkan laporan atau membuat automasi, menerapkan formula, dan perubahan pentadbiran yang lain. Anda boleh membuat perubahan pada lajur di telefon anda jika anda adalah Admin atau Pemilik lembaran.
Bagaimana Membuat Laporan di Aplikasi Android Smartsheet?
Memiliki akses ke laporan Smartsheet pada peranti Android anda sangat mudah, terutama ketika komputer anda tidak dapat dijangkau. Sayangnya, aplikasi Android Smartsheet masih tidak menyokong pembuatan laporan baru.
Anda boleh mengakses semua laporan di ruang kerja anda kapan saja menggunakan peranti Android anda. Anda juga dapat mengedit lajur jika Anda Pemilik atau Pentadbir laporan. Membuat laporan, helaian baru atau bekerja dengan perubahan pentadbiran paling baik dilakukan pada versi desktop Smartsheet.
Bagaimana Membuat Laporan Ringkasan di Smartsheet?
Membuat laporan ringkasan membolehkan pasukan mengumpulkan bidang ringkasan tertentu dari helaian yang berlainan di satu tempat. Melakukannya membolehkan semua orang melihat maklumat dan data penting dalam paparan tahap portfolio. Anda kemudian dapat menggabungkan data ke dalam kumpulan dengan mudah, meringkaskan maklumat dengan menggunakan fungsi, dan banyak lagi.
Inilah yang harus anda ketahui sebelum membuat laporan ringkasan dalam Smartsheet:
- Medan ringkasan dalam semua helaian yang anda rancangkan termasuk perlu dinamakan secara konsisten. Aplikasi ini akan mengecualikan maklumat untuk ringkasan tertentu sekiranya terdapat perbezaan jarak antara ejaan atau ejaan.
- Gunakan jenis medan yang sama untuk semua ringkasan yang mengumpulkan data yang sama. Anda mahu semua lajur mempunyai format mata wang jika anda mengumpulkan maklumat wang, misalnya. Ini akan membantu menjauhkan diri daripada lajur laporan pendua. Sekiranya beberapa medan hanyalah angka, dan yang lain adalah mata wang, anda akan mempunyai dua lajur - satu untuk setiap jenis medan.
Inilah cara membuat laporan ringkasan di Smartsheet:
- Lancarkan aplikasi Smartsheet pada penyemak imbas desktop anda.
- Pergi ke Bar Menu di sudut kanan atas. Ini adalah menu dengan tiga garis mendatar.
- Pilih "Pusat Penyelesaian", yang ditampilkan sebagai tanda tambah.
- Klik pada butang "Laporkan".
- Anda akan melihat arahan yang meminta anda menamakan laporan dan memilih jenis laporan.
- Pilih pilihan "Laporan Ringkasan Lembaran".
- Tekan "OK."
- (Pilihan, dapat dilakukan kemudian) Di bahagian "Lembaran Sumber", pilih lembaran sumber yang bidang ringkasan lembarannya ingin anda sertakan.
- (Pilihan, dapat dilakukan kemudian) Di bawah "Medan untuk Dipaparkan", tentukan lajur yang akan ditampilkan. Ini adalah medan ringkasan yang ingin anda tambahkan.
Anda boleh menambahkan laporan ringkasan helaian terus ke papan pemuka anda dengan widget laporan. Anda juga dapat memvisualisasikan data laporan ke dalam carta atau grafik dan memudahkan rakan anda mengakses maklumat tersebut.
Untuk membuat paparan portfolio dari semua data yang disertakan, anda perlu menentukan maklumat apa yang perlu diambil ke dalam laporan ringkasan. Anda boleh melakukannya dengan menavigasi tetapan bar alat:
- Lembaran Sumber: Nyatakan ringkasan helaian dan helaian yang akan disertakan dalam laporan.
- Lajur untuk Dipaparkan: Pilih bidang ringkasan untuk disertakan dalam laporan.
- Kriteria Penapis: Tetapkan parameter untuk maklumat yang ditunjukkan dalam laporan.
- Kumpulan: Susun baris dengan mengelompokkan data yang serupa ke dalam klasifikasi logik.
- Ringkaskan: Ekstrak maklumat laporan teras.
- Susun: Pilih cara menyusun data ringkasan laporan.
Untuk menerapkan semua perubahan ini, klik "Simpan" di sudut kanan atas tetingkap aplikasi. Anda kemudian dapat melihat semua maklumat yang memenuhi kriteria yang dipilih di atas.
Bagaimana Membuat Laporan Status di Smartsheet?
Laporan status membantu meringkaskan keseluruhan kemajuan projek, dan tujuan utamanya adalah untuk memberi tahu semua orang mengenai perubahan yang sedang berlaku dan potensi risiko atau sekatan jalan raya. Nasib baik, Smartsheet mempunyai banyak templat percuma yang boleh anda gunakan untuk membuat laporan status terperinci. Anda boleh mendapatkannya di halaman ini.
Anda juga boleh membuat laporan status anda sendiri dan hanya melihat templat untuk mendapatkan inspirasi. Berikut adalah beberapa bahagian asas yang harus anda sertakan dalam laporan status anda:
- Nama Projek. Di sinilah anda menulis nama projek. Nama harus cukup jelas untuk semua pihak berkepentingan yang mungkin melihat laporan status.
- Pengurus projek. Nama orang yang bertanggungjawab dalam projek ini.
- Tempoh Projek. Tempoh masa yang diliputi oleh projek.
- Tarikh Siap. Anda mesti menulis tarikh akhir projek di sini. Sekiranya tidak ada tarikh akhir yang tepat, anda boleh menulis anggarannya.
- Belanjawan. Apakah status anggaran projek anda? Di sinilah anda memasukkan sama ada sasaran atau tidak.
- Jadual. Di sinilah anda menuliskan status jadual projek anda. Adakah terdapat sekatan jalan raya, atau sejauh mana semuanya berada di landasan yang betul?
- Kualiti. Di sini anda dapat memasukkan sama ada projek itu berjaya atau cenderung kepada risiko.
- Skop. Tuliskan skop projek dan adakah yang awal terlalu besar atau kecil.
- Risiko. Tulis tentang semua risiko yang dihadapi oleh projek anda. Apakah status mereka sekarang?
- Sekatan jalan raya. Sebutkan sekatan jalan lain yang mungkin mengganggu projek anda.
Bahagian-bahagian ini akan lebih daripada cukup untuk membuat laporan yang jelas yang melacak semua peringkat kejayaan projek.
Membuat Laporan dalam Smartsheet
Membuat laporan untuk mengesan kemajuan projek adalah mustahak untuk memastikan aliran kerja yang terperinci, padat dan menjimatkan masa. Dengan menggabungkan data dari beberapa helaian ke dalam satu paparan portfolio, anda dapat dengan mudah berkongsi maklumat penting dengan pihak berkepentingan. Dengan Smartsheet, anda boleh melakukannya. Mudah-mudahan, setelah membaca panduan kami, anda boleh membuat laporan dalam Smartsheet sendiri.
Jenis laporan mana yang anda anggap sangat berguna untuk pengurusan projek? Kongsi pendapat dan pengalaman anda di bahagian komen di bawah.
